<div dir="ltr">I am the Collection Manager for the Mammals Collection at the University of Alaska Museum. We have 120,000 mammal specimens with probably 500,000 specimen parts and every part has a barcode on it. This does so much more make loan processing easier. <div>
<br></div><div>I can look up the location of any part of any specimen without having to go into the collection. I can bulk edit specimen data through <a href="http://arctos.database.museum/">Arctos</a> with barcodes. I can move objects en masse, whole cabinets, drawers, freezer racks of parts and track all the objects within those containers with a scan of 2 barcodes. Barcodes make specimen installation, reorganization, data management so much more efficient and reliable. </div>
<div><br></div><div>If a student puts a specimen in the wrong drawer it can be lost forever unless a whole scale search of the collection is undertaken. With barcoded parts I can scan every object into its current position and any misplaced objects will be found by their barcode. I suspect I could scan every object in our collection into place in a week.</div>
<div><br></div><div>Of course barcodes are only as good as the software used to interface with them and specimen data. With <a href="http://arctos.database.museum/">Arctos</a> barcodes are fully integrated into specimen data and provide immeasurable utility for collections management. I like barcodes a lot.</div>
<div><br></div><div>The cost is negligible to the benefit. EIM, <a href="http://www.barcode-labels.com/">http://www.barcode-labels.com/</a>, makes custom barcodes with whatever size and numbering system you want, with a variety of adhesives that work on most materials and down to liquid nitrogen temperatures. If you want to know which barcodes work best for which applications I would be glad to advise. You can also get printers to make your own barcodes.</div>
<div><br></div><div>At a minimum you could be using barcodes on all new specimens, if not adding them to the entire existing collection.</div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra">Aren </div><div class="gmail_extra">
<br></div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra">-- <br>Aren Gunderson<br>Mammals Collection Manager<br><a href="http://www.uaf.edu/museum" target="_blank">University of Alaska Museum of the North</a><br>
<a href="mailto:amgunderson@alaska.edu" target="_blank">amgunderson@alaska.edu</a><br>907-474-6947</div><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra"><br><br><div class="gmail_quote">On Fri, Feb 28, 2014 at 7:30 AM, Sara Vanessa Brant <span dir="ltr">&lt;<a href="mailto:sbrant@unm.edu" target="_blank">sbrant@unm.edu</a>&gt;</span> wrote:<br>
<blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left-width:1px;border-left-color:rgb(204,204,204);border-left-style:solid;padding-left:1ex"><br>
Hi Rick,<br>
<br>
We are a new collection, and since we are curate parasites (mostly helminths and ectoparasites), we have lots of small vials with worms and lots of slides. Our colleague Dr. Gordon Jarrell (copied here) can probably elaborate more on this, but he initiated and helped us develop the barcodes for our collection, based on his experience with the tissue collection in Alaska. Frozen tubes in boxes in racks in freezers creates an object tracking nightmare. Our barcoding system is integrated with our database, Arctos, making it that much easier to keep barcodes linked to catalogued specimens.<br>

<br>
So we have barcodes in our vials, on the jars containing the vials, on the shelf in the collection, on the row and on the rack - and so on. For our slide collection, we have barcodes on the slides that are scanned into a that has the positions of the slide box and the slide box has a barcode, and the shelf etc....  This has made it VERY easy for us to keep track of slides and vials and also eliminates our need to figure out a way to organize the specimens (by phylum, host, geography etc.) .<br>

<br>
Probably our greatest cost was the barcodes. The ones we use for the shelving, jars, and slide boxes are 1D and were not expensive. The ones we have on safe paper (time, alcohol, formalin, glycerin etc) in vials are 2D. The ones for our slides were much more expensive as they had to be mostly resistant at most to xylene, also 2D.  The scanners to read 2D are a one time expense and we have three of them now and purchase when we can. We are also thinking of taking them into the field and barcode samples in the field, eliminating mistakes from hand written labels. All works in progress.<br>

<br>
But, we are new, and had some choice in how to set up a brand new collection and had some NSF money - that helped.<br>
<br>
Sara<br>
<br>
<br>
******************************************************************************<br>
Sara Brant, Ph.D.<br>
Research Assistant Professor<br>
Senior Collection Manager Parasite Division<br>
Museum Southwestern Biology<br>
1 University of New Mexico<br>
MSC03 2020<br>
Department of Biology<br>
University of New Mexico<br>
Albuquerque, New Mexico 87131-0001  USA<br>
Phone: <a href="tel:505-277-8171" value="+15052778171">505-277-8171</a>/277-2179 or 277-3174; FAX:505-277- 0304<br>
<a href="mailto:sbrant@unm.edu">sbrant@unm.edu</a><br>
Alternative e-mail: <a href="mailto:blarinas@yahoo.com">blarinas@yahoo.com</a><br>
<a href="http://www.msb.unm.edu/parasites/index.html" target="_blank">http://www.msb.unm.edu/parasites/index.html</a><br>
<a href="http://www.schistosomes.net" target="_blank">http://www.schistosomes.net</a><br>
<br>
Shipping UPS:<br>
University of New Mexico<br>
219 Yale Blvd NE<br>
Albuquerque NM 87131<br>
<br>
Shipping Fedex or Freight shipments:<br>
University of New Mexico<br>
Castetter Hall Rm 1480<br>
Biology Department<br>
Albuquerque NM 87131<br>
<br>
________________________________________<br>
From: <a href="mailto:nhcoll-l-bounces@mailman.yale.edu">nhcoll-l-bounces@mailman.yale.edu</a> &lt;<a href="mailto:nhcoll-l-bounces@mailman.yale.edu">nhcoll-l-bounces@mailman.yale.edu</a>&gt; on behalf of Bentley, Andrew Charles &lt;<a href="mailto:abentley@ku.edu">abentley@ku.edu</a>&gt;<br>

Sent: Friday, February 28, 2014 09:18<br>
To: Richard Morse; <a href="mailto:nhcoll-l@mailman.yale.edu">nhcoll-l@mailman.yale.edu</a><br>
Subject: Re: [Nhcoll-l] barcoding pros and cons<br>
<div class=""><div class="h5"><br>
Rick<br>
<br>
Most ichthyology and other wet collection do not usually go the barcoding route due to the cost benefit analysis of doing so.  The only benefit of barcoding is that it provides you with an east mechanism for processing large loans, doing inventories or otherwise creating batches of specimens.  In ichthyology collections and the like the cost of barcoding everything far outweighs the benefits given the relatively small number of specimens we loan every year in relation to for instance botany or entomology collections.<br>

<br>
Given that we do not have a tradition of barcoding specimens the cost of going back and do so is just too large for me...<br>
<br>
Hope that is fodder for a lively discussion...<br>
<br>
Andy<br>
<br>
    A  :             A  :             A  :<br>
 }&lt;(((_°&gt;.,.,.,.}&lt;(((_°&gt;.,.,.,.}&lt;)))_°&gt;<br>
    V                V                V<br>
Andy Bentley<br>
Ichthyology Collection Manager<br>
University of Kansas<br>
Biodiversity Institute<br>
Dyche Hall<br>
1345 Jayhawk Boulevard<br>
Lawrence, KS, 66045-7561<br>
USA<br>
<br>
Tel: <a href="tel:%28785%29%20864-3863" value="+17858643863">(785) 864-3863</a><br>
Fax: <a href="tel:%28785%29%20864-5335" value="+17858645335">(785) 864-5335</a><br>
Email: <a href="mailto:abentley@ku.edu">abentley@ku.edu</a><br>
<a href="http://ichthyology.biodiversity.ku.edu" target="_blank">http://ichthyology.biodiversity.ku.edu</a><br>
<br>
SPNHC President-Elect<br>
<a href="http://www.spnhc.org" target="_blank">http://www.spnhc.org</a><br>
<br>
                           :                 :<br>
    A  :             A  :             A  :<br>
 }&lt;(((_°&gt;.,.,.,.}&lt;(((_°&gt;.,.,.,.}&lt;)))_°&gt;<br>
    V                V                V<br>
<br>
<br>
-----Original Message-----<br>
From: <a href="mailto:nhcoll-l-bounces@mailman.yale.edu">nhcoll-l-bounces@mailman.yale.edu</a> [mailto:<a href="mailto:nhcoll-l-bounces@mailman.yale.edu">nhcoll-l-bounces@mailman.yale.edu</a>] On Behalf Of Richard Morse<br>

Sent: Friday, February 28, 2014 10:07 AM<br>
To: <a href="mailto:nhcoll-l@mailman.yale.edu">nhcoll-l@mailman.yale.edu</a><br>
Subject: [Nhcoll-l] barcoding pros and cons<br>
<br>
Hi Folks,<br>
Long time listener, first time post - our institution is debating whether or not to buy into barcoding devices. I am hoping to start a discussion on this board about the pros, cons and relative utility of such a system in relation to natural history collections and beyond. Or you can reply directly to my email!<br>

Your help and knowledge is greatly appreciated.<br>
Thanks!   ---Rick<br>
<br>
Richard Morse, Ph.D.<br>
Collections Manager Ichthyology and Decapod Collection New York State Museum<br>
145 Jordan Road<br>
Troy NY 12180<br>
<a href="tel:518%20283%209005" value="+15182839005">518 283 9005</a><br>
<a href="tel:518%20473%208121" value="+15184738121">518 473 8121</a><br>
<a href="mailto:rmorse@mail.nysed.gov">rmorse@mail.nysed.gov</a><br>
_______________________________________________<br>
Nhcoll-l mailing list<br>
<a href="mailto:Nhcoll-l@mailman.yale.edu">Nhcoll-l@mailman.yale.edu</a><br>
<a href="http://mailman.yale.edu/mailman/listinfo/nhcoll-l" target="_blank">http://mailman.yale.edu/mailman/listinfo/nhcoll-l</a><br>
<br>
_______________________________________________<br>
NHCOLL-L is brought to you by the Society for the Preservation of Natural History Collections (SPNHC), an international society whose mission is to improve the preservation, conservation and management of natural history collections to ensure their continuing value to society. See <a href="http://www.spnhc.org" target="_blank">http://www.spnhc.org</a> for membership information.<br>

<br>
<br>
_______________________________________________<br>
Nhcoll-l mailing list<br>
<a href="mailto:Nhcoll-l@mailman.yale.edu">Nhcoll-l@mailman.yale.edu</a><br>
<a href="http://mailman.yale.edu/mailman/listinfo/nhcoll-l" target="_blank">http://mailman.yale.edu/mailman/listinfo/nhcoll-l</a><br>
<br>
_______________________________________________<br>
NHCOLL-L is brought to you by the Society for the Preservation of<br>
Natural History Collections (SPNHC), an international society whose<br>
mission is to improve the preservation, conservation and management of<br>
natural history collections to ensure their continuing value to<br>
society. See <a href="http://www.spnhc.org" target="_blank">http://www.spnhc.org</a> for membership information.<br>
_______________________________________________<br>
Nhcoll-l mailing list<br>
<a href="mailto:Nhcoll-l@mailman.yale.edu">Nhcoll-l@mailman.yale.edu</a><br>
<a href="http://mailman.yale.edu/mailman/listinfo/nhcoll-l" target="_blank">http://mailman.yale.edu/mailman/listinfo/nhcoll-l</a><br>
<br>
_______________________________________________<br>
NHCOLL-L is brought to you by the Society for the Preservation of<br>
Natural History Collections (SPNHC), an international society whose<br>
mission is to improve the preservation, conservation and management of<br>
natural history collections to ensure their continuing value to<br>
society. See <a href="http://www.spnhc.org" target="_blank">http://www.spnhc.org</a> for membership information.<br>
</div></div></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br>Aren Gunderson<br>Mammals Collection Manager<br><a href="http://www.uaf.edu/museum" target="_blank">University of Alaska Museum of the North</a><br>
<a href="mailto:amgunderson@alaska.edu" target="_blank">amgunderson@alaska.edu</a><br>907-474-6947<br><span> </span>
</div></div>