<html>
  <head>
    <meta content="text/html; charset=ISO-8859-1"
      http-equiv="Content-Type">
  </head>
  <body bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">
    <div class="moz-cite-prefix">On 8/13/14 4:01 PM, Colin Favret wrote:<br>
    </div>
    <blockquote
cite="mid:CABKJV_EBjvoj=wFCU7P2ubhuuXjMyLn_JzwUy0h4F8RmMk3EGw@mail.gmail.com"
      type="cite">
      <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html;
        charset=ISO-8859-1">
      <div dir="ltr">
        <div class="gmail_default"
          style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small">Has
          anyone dealt with the distinction between issuing unique IDs
          (for labels and database records) for museum objects versus
          specimens? A case in point might be a microscope slide with
          100 specimens on it (or a jar, envelope, etc.). These
          specimens can be of multiple taxa, different sexes, life
          stages, etc. I believe most collections label the museum
          object (slide, jar, envelope, etc.) with a unique identifier
          and then treat the specimens as a lot, but this doesn't fully
          parse out the data associated with the various specimens in a
          specimen database.</div>
        <div class="gmail_default"
          style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small"><br>
        </div>
        <div class="gmail_default"
          style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small">I've
          developed my own solution (unique ID label for the object,
          decimal numbers but no label for the individual specimens or
          specimen lots - e.g. INST123456 for the slide, INST123456.001
          for the first specimen lot, INST123456.002 for the second,
          etc.).</div>
        <div class="gmail_default"
          style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small"><br>
        </div>
        <div class="gmail_default"
          style="font-family:verdana,sans-serif;font-size:small">But I'm
          wondering what others have done or if there is anything out
          there approaching an industry standard.</div>
      </div>
    </blockquote>
    When multiple specimens in the same "unit" are the same species, our
    database has fields for number of total specimens, number of males,
    number of females, number of "other" (any non-adult). There is only
    one database record, therefore, regardless of how many specimens
    (very convenient for vials). When multiple *taxa* are together, they
    each get the same number with a suffix, and each unique taxon gets a
    separate record in the database (e.g., UCRC ENT 34775a, UCRC ENT
    34775b, UCRC ENT 34775c). We don't distinguish between individual
    specimens of the same taxon in either case UNLESS one or more is a
    type specimen, and even then we prefer to re-mount them
    individually.<br>
    <br>
    The most common case we have is predatory insects pinned together
    with their prey items, or parasitoids mounted with the corpse of
    their host. We now discourage this particular practice, since a
    database allows specimens to be linked without requiring them to be
    on the same pin.<br>
    <br>
    Peace,<br>
    <pre class="moz-signature" cols="72">-- 
Doug Yanega      Dept. of Entomology       Entomology Research Museum
Univ. of California, Riverside, CA 92521-0314     skype: dyanega
phone: (951) 827-4315 (disclaimer: opinions are mine, not UCR's)
             <a class="moz-txt-link-freetext" href="http://cache.ucr.edu/~heraty/yanega.html">http://cache.ucr.edu/~heraty/yanega.html</a>
  "There are some enterprises in which a careful disorderliness
        is the true method" - Herman Melville, Moby Dick, Chap. 82</pre>
  </body>
</html>