<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif;font-size:small;color:#000000">



















<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Barcodes are
useful for many purposes, particularly for sorting, inventory, and preparing
loans, but a barcode should not ever be used a replacement for the unique numerical
identifier of a museum specimen. A barcode can be a duplicate of a catalog
number or can encode a catalog number, but it should not be a replacement for
the simple reason that the useful life of a barcode is limited to the availability
of the hardware and software necessary to read it. Barcodes have only been in
widespread use since the early 1980s, which is a mere blip in the length of
time that museum specimens are useful, and they are already being rapidly displaced
by QR codes and RFID tags (and neither of these will be around in another 50
years, either). It is highly unlikely that the barcodes in use today will be
readable in another 20 years. <span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif">It is imperative
that as managers of collections, we consider the long-term usability of the
collections and data that we care for. Databases and barcodes are useful tools,
but they are not permanent. We must consider the future cost, liability, and
carbon footprint of continually upgrading databases (which is always fraught
with loss and data degradation), and the fugitive nature of tools that come to
us from industry, such as barcodes (once industry is done with the tool, it
will disappear from the market). Without a clearly marked catalog number that
can be read by a human being, specimens marked only with barcodes will be very
difficult to manage, and collections will be faced with the enormously
expensive task of replacing barcodes with catalog numbers on specimens that
lack them.<span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif">It should also
be pointed out that you can achieve the permanence of a clearly marked catalog
number with the convenience of a barcode by writing or printing the catalog numbers
on tag or label and reading them with an optical scanner.<span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif">The
confusion between accession number and catalog number is the result of the
words being used for years as synonyms, which they are not. From a legal
aspect, the distinction is important. Accessioning is the process by which a
museum takes possession of an object or specimen and thus becomes legally
responsible for it; cataloging is the process or organizing into distinct
categories. The word accession is derived from the Latin word <i>accessio</i>,
meaning increase; catalog is derived from the Latin <i>catalogus</i>, meaning a
counting up.<span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif">The
importance of the accession number is that it should be the number that links
all information (documentation) about the object or specimen and its
acquisition. For this reason, such documents as bills of sale, permits, permissions,
import/export declarations, field notes, etc. should all be marked with the
accession number.<span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif">All museums
use (or should use) a unique numerical identifier to distinguish individual
objects or specimens, but because of the way collections are acquired, which
number a museum uses and what that number is called varies. Because most art
and history museums acquire objects one-by-one, they usually use an accession
number both to register each object and link it to its documentation, and to identify
it. However, in natural history museums we usually acquire objects in groups of
more than one, and label them with a single accession number. To distinguish
individual objects within the same accession, we assign individual catalog numbers
to them (individually, or by lot, depending on the tradition in the discipline).<span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif">What is
important is that all museums are doing the same thing―we acquire objects, take
possession of them (accession them), and then mark them with a unique identifier
(an accession number or a catalog number). <span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><span> </span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif">These are
the definitions from <i>Museum Registration Methods</i> (6^th
edition, 2020):<span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif">An accession
is “<span>one or more objects acquired at the
same</span> <span>time from a single source constituting
a single addition to the permanent</span> <span>collection.”
<span></span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><span><span> </span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><span>Accessioning is “the formal process of taking possession
of</span> <span>and recording of one or more
objects for inclusion in the</span> <span>collection,”
and thus the accession number is “a unique control number used to</span> <span>identify the object(s) in an accession.” <span></span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><span><span> </span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><span>A catalog is a “list of the contents of a collection,”
and cataloging means “to organize the information about accessioned</span> <span>collection objects into categories; the creation of a</span>
<span>record of information specific to an
object,” thus a catalog number is “a</span> <span>number
assigned to an individual</span> <span>object
during the cataloging process.”<span></span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><span><span> </span></span></p>

<p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><span>For more detailed information on the legal aspects of what
accession means in museums, see chapter four of A Legal Primer on Managing
Museum Collections (3^rd edition, 2012).</span></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><br></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif">--John</p><p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><br></p><p class="MsoNormal" style="margin:0in 0in 0.0001pt;line-height:107%;font-size:11pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><span></span><span></span></p>





</div><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><font size="2"><span style="font-family:tahoma,sans-serif">John E. Simmons<br>Writer and Museum Consultant</span></font></div><div dir="ltr"><font size="2"><span style="font-family:tahoma,sans-serif">Museologica<br><i>and</i><br>Associate Curator of Collections<br>Earth and Mineral Science Museum & Art Gallery<br>Penn State University<br><i>and</i><br>Investigador Asociado, Departamento de Ornitologia<br>Museo de Historia Natural, Universidad Nacional Mayor de San Marcos, Lima</span></font><br></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div><br></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Wed, Feb 24, 2021 at 10:06 AM Miller, Andrew Nicholas <<a href="mailto:amiller7@illinois.edu">amiller7@illinois.edu</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">



<div>
<div>Now that we are barcoding our herbarium specimens, we are thinking about dropping our historical method of assigning internal accession numbers.  Is there any reason to keep both numbers.</div>
<div><br>
</div>
<div>Thanks,</div>
<div>Andy</div>
<div><br>
</div>
<div>


<div id="gmail-m_1135608612396419881divtagdefaultwrapper" dir="ltr" style="font-size:12pt;color:rgb(0,0,0);font-family:Calibri,Helvetica,sans-serif">
<div style="font-family:Tahoma;font-size:13px">
<div><font size="2"><span style="font-size:10pt">
<div>
<div style="font-family:Helvetica;font-size:15px">–––––––––––––––––––––––––––––</div>
<div style="font-family:Helvetica;font-size:15px">Andrew Miller, Ph.D.</div>
<div style="font-family:Helvetica;font-size:15px">Mycologist and Director of the Herbarium/Fungarium</div>
<div style="font-family:Helvetica;font-size:15px">University of Illinois</div>
<div style="font-family:Helvetica;font-size:15px">Illinois Natural History Survey</div>
<div style="font-family:Helvetica;font-size:15px">1816 South Oak Street</div>
<div style="font-family:Helvetica;font-size:15px">Champaign, IL  61820-6970</div>
<div style="font-family:Helvetica;font-size:15px">phone: (217) 244-0439</div>
<div style="font-family:Helvetica;font-size:15px">email: <a href="mailto:amiller7@illinois.edu" rel="noopener noreferrer" target="_blank">amiller7@illinois.edu</a></div>
<div style="font-family:Helvetica;font-size:15px">website: <a href="http://wwx.inhs.illinois.edu/research/pi/amiller" rel="noopener noreferrer" target="_blank">http://wwx.inhs.illinois.edu/research/pi/amiller</a></div>
<div style="font-family:Helvetica;font-size:15px"><br>
</div>
<div style="font-family:Helvetica;font-size:15px">Office address:</div>
<div style="font-family:Helvetica;font-size:15px">Robert A. Evers Laboratory</div>
<div style="font-family:Helvetica;font-size:15px">Room 2003</div>
<div style="font-family:Helvetica;font-size:15px">1909 South Oak Street, MC-652</div>
</div>
</span></font></div>
</div>
</div>
</div>
</div>

_______________________________________________<br>
Nhcoll-l mailing list<br>
<a href="mailto:Nhcoll-l@mailman.yale.edu" target="_blank">Nhcoll-l@mailman.yale.edu</a><br>
<a href="https://mailman.yale.edu/mailman/listinfo/nhcoll-l" rel="noreferrer" target="_blank">https://mailman.yale.edu/mailman/listinfo/nhcoll-l</a><br>
<br>
_______________________________________________<br>
NHCOLL-L is brought to you by the Society for the Preservation of<br>
Natural History Collections (SPNHC), an international society whose<br>
mission is to improve the preservation, conservation and management of<br>
natural history collections to ensure their continuing value to<br>
society. See <a href="http://www.spnhc.org" rel="noreferrer" target="_blank">http://www.spnhc.org</a> for membership information.<br>
Advertising on NH-COLL-L is inappropriate.<br>
</blockquote></div>