<div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="auto"><div>Hi Paul,</div><div><br></div><div>Thank you for starting this conversation. I've been thinking about this a lot myself as we get so many more specimens than what we are capable of processing or storing, even if we only take "parts" as vouchers (e.g., tissue samples)! While I do not have a decision tool, I have been working on <a href="https://nhm-birds.shinyapps.io/lacm_birds/">a shiny application</a> that quickly summarizes our collection data that can help with some of these decisions. For instance, if you type in "Corvus corax" (Common Raven) in the species field and go on to the "Count data tab", one could infer that it wouldn't hurt to add some study skins from specimens collected in December but maybe not in March. The benefit of this app is that the mobile version works pretty well too so I can always quickly access the database on the go. I have written up a <a href="https://younghasuh.com/blog/shiny-start/">short post</a> on how to get started for such an application if you were to apply it to your collection and make some of those changes most relevant to your system. </div><div dir="auto"><img src="cid:ii_lzlsp22t1" alt="image.png" width="562" height="242"><br></div><div><br></div><div>Please let me know if you have any questions!</div><div><br></div><div>Best,</div><div>Young</div><div dir="auto"><br></div><div>--<br>Young Ha Suh, Ph.D.<br>Ornithology Collections Manager<br>Natural History Museum of Los Angeles County<br>900 Exposition Blvd<br>Los Angeles, CA 90007<br>[she/her] </div></div><input name="virtru-metadata" type="hidden" value="{"email-policy":{"disableCopyPaste":false,"disablePrint":false,"disableForwarding":false,"enableNoauth":false,"expandedWatermarking":false,"expires":false,"sms":false,"expirationNum":1,"expirationUnit":"days","isManaged":false,"persistentProtection":false},"attachments":{},"compose-id":"7","compose-window":{"secure":false}}"></div><br><div class="gmail_quote" style=""><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Fri, Jul 19, 2024, 9:32 AM Shoobs, Nate <<a href="mailto:shoobs.1@osu.edu" target="_blank">shoobs.1@osu.edu</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">

<div style="font-size:1px;color:rgb(255,255,255);line-height:1px;height:0px;max-height:0px;opacity:0;overflow:hidden;display:none">
Paul, See https: //www. researchgate. net/post/Should-natural-history-museums-keep-large-series-of-common-species and the attached paper which was spawned from the discussion have some interesting perspectives. I recently formalized our policy</div>



<div style="font-size:1px;color:rgb(255,255,255);line-height:1px;height:0px;max-height:0px;opacity:0;overflow:hidden;display:none"></div>













<div lang="EN-US" style="overflow-wrap: break-word;">
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt">Paul,<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt">See <u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt"><a href="https://urldefense.com/v3/__https://www.researchgate.net/post/Should-natural-history-museums-keep-large-series-of-common-species__;!!Ljrh0eb5atLX!uBgU_APyf08zX6HLkLhckelYYx3zlWXp-NXszHENWA-pPf1NqXG-mW1FoPwdr28VA341CeB9v_9d$" rel="noreferrer" target="_blank">https://www.researchgate.net/post/Should-natural-history-museums-keep-large-series-of-common-species</a><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt">and the attached paper which was spawned from the discussion have some interesting perspectives.
<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt">I recently formalized our policy here at OSUM.
<u></u><u></u></span></p>
<ul style="margin-top:0in" type="disc">
<li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt">I have made it a policy that I do not catalogue new marine material unless it is of special interest to staff/faculty. This represents a conscious decision
 to limit growth of the collection along a major axis, but it saves a significant amount of my time, because we don’t have any marine malacologists in our department, and the collection is already weak in that area.
<u></u><u></u></span></li></ul>
<ul style="margin-top:0in" type="disc">
<li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt">We cull lots of bivalves pretty aggressively, and put the culled specimens in an uncatalogued collection that we use for education/exchange with other
 institutions. We don’t cull vouchers, new taxa to the collection, or rare species.
<u></u><u></u></span></li></ul>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt">In order of priority, we catalogue / accept the following, regardless of how many specimens we have already:<u></u><u></u></span></p>
<ol style="margin-top:0in" start="1" type="1">
<li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt">Specimens that are vouchers for scientific papers and state-funded surveys (this is our principal mandate as a collection, our funding is tied to it.)<u></u><u></u></span></li><li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt">Specimens of recently extinct species<u></u><u></u></span></li><li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt">Specimens of species which are new to the collection<u></u><u></u></span></li><li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt">Specimens of federally threatened or endangered species<u></u><u></u></span></li><li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt">Specimens from countries other than the U.S.
<u></u><u></u></span></li><li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt">Specimens from combinations of time and place that do not occur in the collection already, regardless of how many specimens of that species we already
 have.<u></u><u></u></span></li><ul style="margin-top:0in" type="circle">
<li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt">Time interval is 1 year. Space interval is based on watershed. So, if we don’t have a specimen from that watershed in that year, the lot gets added to
 the queue. <u></u><u></u></span></li><li style="margin-left:0in"><span style="font-size:11pt">Lots in this category (i.e. unremarkable lots of things we already have many specimens of) will often be culled down to 1 or 2 specimens unless a large
 series hasn’t been collected in a while (this is a subjective decision but can be quickly seen in the database)<u></u><u></u></span></li></ul>
</ol>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt">We are newly using a Specify 7 database, which makes it easy to save queries that cover the above situations for checking things out before cataloguing.
<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt">-N<u></u><u></u></span></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:9pt;font-family:Arial,sans-serif">--<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal" style="line-height:13.5pt;background:white">
<span style="font-size:9pt;font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(51,51,51)"><img border="0" width="224" height="45" style="width: 2.3333in; height: 0.4687in;" id="m_-2160746522978388371m_1367839343564863713Picture_x0020_1" alt="The Ohio State University"><br>
</span><b><span style="font-size:9pt;font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(187,0,0);background:white">Nathaniel F. Shoobs</span></b><span style="font-size:9pt;font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(51,51,51)"><br>
Curator of Mollusks<br>
</span><span style="font-size:9pt;font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(187,0,0);background:white">College of Arts & Sciences</span><span style="font-size:9pt;font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(51,51,51)"> Dept. of Evolution, Ecology, and Organismal Biology<br>
Museum of Biological Diversity, 1315 Kinnear Rd, Columbus, OH 43212<br>
614-688-1342 (Office)<br>
</span><span style="color:black"><a href="https://urldefense.com/v3/__http://mbd.osu.edu__;!!Ljrh0eb5atLX!uBgU_APyf08zX6HLkLhckelYYx3zlWXp-NXszHENWA-pPf1NqXG-mW1FoPwdr28VA341CTCjqMTg$" rel="noreferrer" target="_blank"><span style="font-size:9pt;font-family:Arial,sans-serif;color:rgb(5,99,193);background:white">mbd.osu.edu</span></a></span><span style="font-size:11pt"><u></u><u></u></span></p>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11pt"><u></u> <u></u></span></p>
<div id="m_-2160746522978388371m_1367839343564863713mail-editor-reference-message-container">
<div>
<div style="border-right:none;border-bottom:none;border-left:none;border-top:1pt solid rgb(181,196,223);padding:3pt 0in 0in">
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12pt"><b><span style="color:black">From:
</span></b><span style="color:black">Nhcoll-l <<a href="mailto:nhcoll-l-bounces@mailman.yale.edu" rel="noreferrer" target="_blank">nhcoll-l-bounces@mailman.yale.edu</a>> on behalf of Callomon,Paul <<a href="mailto:prc44@drexel.edu" rel="noreferrer" target="_blank">prc44@drexel.edu</a>><br>
<b>Date: </b>Friday, July 19, 2024 at 11:36</span><span style="font-family:Arial,sans-serif;color:black"> </span><span style="color:black">AM<br>
<b>To: </b>NH-COLL listserv (<a href="mailto:nhcoll-l@mailman.yale.edu" rel="noreferrer" target="_blank">nhcoll-l@mailman.yale.edu</a>) <<a href="mailto:nhcoll-l@mailman.yale.edu" rel="noreferrer" target="_blank">nhcoll-l@mailman.yale.edu</a>><br>
<b>Subject: </b>[Nhcoll-l] FW: Automating desirability<u></u><u></u></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:1pt;color:white">Folks, We are working on a large-scale project to deal with the backlog of incoming material to our collection that has built up over several decades. As part of
 this, we are aiming to build sets of criteria and cascading binary decision points
<u></u><u></u></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:1pt;color:white"><u></u><u></u></span></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">Folks,</p>
<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal">We are working on a large-scale project to deal with the backlog of incoming material to our collection that has built up over several decades. As part of this, we are aiming to build sets of criteria and cascading binary decision points
 that will eventually allow personnel with no training in taxonomy to use an automated system to assess whether a particular specimen lot should be cataloged or not. This would become a plug-in to our database, so that workers could go directly from a label
 to a decision to data input. </p>
<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal">Examples of binaries include: How many do we already have / from that country / from that specific locality / from that time frame. Other possible criteria include, for example, “Lot size” (large lots from a single collecting event may
 be more useful for analysis than single specimens), “Unique or recognized collector name,” “rarity in museum collections versus abundance in nature” (not an easy one, though aggregators and resources like iNaturalist are making this possible).</p>
<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal">Resulting decisions would be Catalog/Do not catalog/Set aside. Material in the last set would then be reviewed by taxonomists as happens now, but with suitably refined algorithms correctly assigning the common stuff it would hopefully be
 a small proportion of the total. All collections face a decline in the numbers of in-house people who can make these decisions off the tops of their heads, and in addition to creating new career pathways into taxonomy we also need to automate those parts of
 our jobs that safely can be. Collections like ours are facing a deluge of new material as a whole generation of collectors manifests impermanence – we have accepted 17,000 lots in a single family via just two donations in the last few years, for example.
</p>
<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal">So to an ask: In this developmental phase we are looking for any papers published on related subjects, and particularly the creation and use of algorithms in operations like this. If you know of any papers that deal with “transforming taxonomically
 informed decisions into binary algorithms” or “how can existing databases can proactively assign a relative value to an incoming lot” even tangentially or in nominally unrelated fields, please pass the reference on.
</p>
<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10pt;font-family:Tahoma,sans-serif;color:black">Paul Callomon</span></b><span style="font-size:10pt;font-family:Tahoma,sans-serif;color:black"><br>
<i>Collection Manager, Malacology and General Invertebrates</i></span></p>
<div class="MsoNormal" align="center" style="text-align:center">
<hr size="0" width="100%" align="center">
</div>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:black">Academy of Natural Sciences of Drexel University, Philadelphia</span></b><span style="font-size:10pt;font-family:Tahoma,sans-serif;color:black"><br>
</span><a href="mailto:callomon@ansp.org" rel="noreferrer" target="_blank"><i><span style="font-size:10pt;font-family:Tahoma,sans-serif;color:blue">callomon@ansp.org</span></i></a><i><span style="font-size:10pt;font-family:Tahoma,sans-serif;color:black"> Tel 215-405-5096 - Fax 215-299-1170</span></i></p>
<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal"> </p>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>

_______________________________________________<br>
Nhcoll-l mailing list<br>
<a href="mailto:Nhcoll-l@mailman.yale.edu" rel="noreferrer" target="_blank">Nhcoll-l@mailman.yale.edu</a><br>
<a href="https://urldefense.com/v3/__https://mailman.yale.edu/mailman/listinfo/nhcoll-l__;!!Ljrh0eb5atLX!uBgU_APyf08zX6HLkLhckelYYx3zlWXp-NXszHENWA-pPf1NqXG-mW1FoPwdr28VA341Cfj20tsj$" rel="noreferrer noreferrer" target="_blank">https://urldefense.com/v3/__https://mailman.yale.edu/mailman/listinfo/nhcoll-l__;!!Ljrh0eb5atLX!uBgU_APyf08zX6HLkLhckelYYx3zlWXp-NXszHENWA-pPf1NqXG-mW1FoPwdr28VA341Cfj20tsj$</a> <br>
<br>
_______________________________________________<br>
NHCOLL-L is brought to you by the Society for the Preservation of<br>
Natural History Collections (SPNHC), an international society whose<br>
mission is to improve the preservation, conservation and management of<br>
natural history collections to ensure their continuing value to<br>
society. See <a href="https://urldefense.com/v3/__http://www.spnhc.org__;!!Ljrh0eb5atLX!uBgU_APyf08zX6HLkLhckelYYx3zlWXp-NXszHENWA-pPf1NqXG-mW1FoPwdr28VA341CdYkGOYe$" rel="noreferrer noreferrer" target="_blank">https://urldefense.com/v3/__http://www.spnhc.org__;!!Ljrh0eb5atLX!uBgU_APyf08zX6HLkLhckelYYx3zlWXp-NXszHENWA-pPf1NqXG-mW1FoPwdr28VA341CdYkGOYe$</a>  for membership information.<br>
Advertising on NH-COLL-L is inappropriate.<br>
</blockquote></div>
</div>