<html>

<body>

<font size=3>Dear NACO catalogers,<br><br>

If you are updating an existing authority record, and that record has a

400 field with a subfield $w, such as:<br><br>

$w nna<br>

$w nnaa<br>

$w nne<br>

$w nnea <br><br>

please do NOT update the field by changing the heading in any way (e.g.,

by adding a death date). <br><br>

The subfield $w indicates that the 400 field contains an earlier form of

heading - if you change it, it no longer represents the earlier form of

the heading. <br><br>

Hypothetical example:<br><br>

100 1# $a Massey, Janet, $d 1900-<br>

400 1# $w nnaa $a Massey, Janet Elvira (Miller), $d 1900-<br><br>

If you are adding a death date to the 100 field, you would NOT also add

it to the 400 field coded $w nnaa because that heading represents the

pre-AACR2 form of heading. If you add the death date to the 400, it will

no longer be the pre-AACR2 heading.<br><br>

I've been coming across examples of NACO participants elsewhere who are

adding death dates to these 400s, so I thought I'd warn you. I've shown

the records to LC. One example:<br><br>

OLD:<br>

<b>040</b> ·· ‡aDLC‡beng‡cDLC‡dDLC‡dNcU‡dOCoLC‡dDLC-R<br>

<b>100</b> 1· ‡aNixon, Richard M.‡q(Richard Milhous),‡d1913-<br>

<b>400</b> 1· ‡wnna‡aNixon, Richard Milhous,‡d1913-<br>

NEW:<br>

<b>040</b> ·· ‡aDLC‡beng‡cDLC‡dDLC‡dNcU‡dOCoLC‡dDLC-R‡dSdMadT<br>

<b>100</b> 1· ‡aNixon, Richard M.‡q(Richard Milhous),‡d1913-1994<br>

<b>400</b> 1· ‡wnna‡aNixon, Richard Milhous,‡d1913-1994<br><br>

I've also noticed records on which LC is doing the following (but I

remember no instructions from LC along these lines, so I've asked for

clarification):<br><br>

OLD:<br>

<b>040</b> ·· ‡aDLC‡beng‡cDLC‡dDLC‡dOCoLC‡dUPB<br>

<b>100</b> 1· ‡aWhite, E. B.‡q(Elwyn Brooks),‡d1899-<br>

<b>400</b> 1· ‡wnna‡aWhite, Elwyn Brooks,‡d1899-<br>

NEW:<br>

<b>040</b> ·· ‡aDLC‡beng‡cDLC‡dDLC‡dOCoLC‡dUPB‡dDLC<br>

<b>100</b> 1· ‡aWhite, E. B.‡q(Elwyn Brooks),‡d1899-1985<br>

<b>400</b> 1· ‡aWhite, Elwyn Brooks,‡d1899-1985<br>

<b>400</b> 1· ‡wnnaa‡aWhite, Elwyn Brooks,‡d1899-<br><br>

The above approach is a great solution *if* your system pays attention

the fact that $w nnaa is not supposed to display to the public.

Unfortunately, Voyager doesn't pay attention to these things and displays

both references to the public.<br><br>

-Manon<br><br>

P.S. Remember that in OCLC, these $w display at the END of the field not

the beginning (but the 400 string should still not get

changed).</font></body>

</html>